いづみ自動車（蛯名一二三社長、千葉県市原市）は、大型車整備における書類のペーパーレス化に取り組んでいる。膨大な書類を表計算ソフトにまとめ、業務改善につなげた。また、整備士とフロントのやり取りにチャットを活用することで、効率化を進めている。

　以前は紙の書類が多く、記入や管理などがスタッフの負担になっていた。手書きによる誤記や読み間違いによって、トラブルを招く懸念も高まっていた。経営管理グループ経営企画担当の樫原薫さんは「何とかしなければ」との思いで、大型車整備のペーパーレス化に取り組んだ。社員の反応やコストの心配もあったが、「整備システムを更新するタイミングでもあり、せっかくならデジタル化に動き出そう」（田村圭会長）と決断した。

　そこで、各拠点で使う書類を確認すると、本来は同じ仕様のはずが独自にアレンジされていることが分かった。このままではデジタル化が難しいため、まずは書類を「スプレッドシート」にまとめて全拠点で統一することから始めたという。

　現在は現場の声を反映しながら、常にバージョンアップしている。また、入庫車両ごとにフォルダを作成して管理することで、整備システムと連携できるようにした。また、クラウドサービスを活用したことで、コストを抑えられたとしている。

　シートの使い方は、樫原さんが1人ずつ教えた。同時に、ウェブ会議システムの活用につなげるため、この取り組みに関する情報を発信し続けた。最初は一方的だったというが、次第に利便性を実感した社員が反応を返すようになっていった。

　ペーパーレス化を進めたことで、入庫1台当たり7、8枚あった書類は、指示書と記録簿の2枚に集約した。入庫車ごとに管理しやすくなったことで、ミスの防止にもつながっている。整備士とフロントも連携しやすくなり、リアルタイムで指示や見積もり作成依頼などが行えるようになった。さらに、写真を送れるようにしたことで、口頭での説明時間も省けた。

　同社は今後もペーパーレス化を推進し、業務効率化だけではなく、顧客満足（CS）の向上にもつなげていく方針だ。

　〈経営管理グループ経営企画担当樫原薫さんコメント〉

　将来的には、お客さまにアナログで提案していたことをウェブでできるようにしたい。ペーパーレス化はその一歩で、まだ完成ではない。人工知能（AI）の活用も検討し、従業員満足（ES）、CSを高めていく。次回の整備事業者アワード受賞を目指して取り組む。

（茅根　遥）